Privacy Policy
This policy explains how the Exotic Colors Cards application ("the application") handles information, including data it receives from Google when a Gmail mailbox is connected. The application is a private tool operated by Exotic Colors ("we"). It is not offered to the public; only people authorized by Exotic Colors can sign in.
1. Information the application handles
- Authorized users: name, email address and role, used to control who can sign in and what they can do.
- Card and financial records: card names, the last four digits of card numbers, statements, balances, payments and notes, entered by authorized users or read from card statements.
- Documents: card statements and other files that authorized users upload or import.
- Data from Google: described in section 2.
2. Google user data
Access requested
When an authorized administrator connects a Gmail mailbox, the application requests these Google permissions:
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly: read-only access to Gmail.openidandemail: to identify the Google account that signed in.
Before it saves access, the application checks the permissions Google reports and refuses to continue if broader Gmail permissions were granted. It does not send email from the connected Gmail mailbox, and it does not delete, label or change messages in it.
What is read
- The email address of the connected mailbox, to identify which mailbox is connected. When an existing mailbox is reconnected, a different mailbox is refused.
- Message details: to find statements, the application searches the mailbox and reads the sender, recipients, subject, dates and the list of attachments (file names, types and sizes) of the messages it finds. Searches use criteria set by administrators, such as a bank's sender address or a date range. These details can be read, and stored, for messages that are later found not to be card statements, because the rules that pick out statements are applied after the details are read. To read these details the application retrieves the message from Gmail; the message body text is not stored.
- Attachments chosen by administrator rules or actions, normally card statement PDF files, which are downloaded and stored.
How it is used
Google user data is used only to find and keep card statements, to record which statements have been received, and to show that information to authorized users inside the application. It is not sold and is not used for advertising.
For information received from Google APIs, we will follow the Google API Services User Data Policy, including its Limited Use requirements. This commitment also covers information derived from that data.
3. Storage and protection
- The application and its data are hosted on Cloudflare (Workers, the D1 database and R2 storage).
- The Google refresh credential (refresh token) that keeps a mailbox connected is encrypted with AES-GCM before it is stored. The keys are kept as encrypted secrets of the hosting platform. These credentials are never shown in the application.
- Email attachments and statement files are encrypted by the application before they are written to storage.
- Mailbox addresses are stored in a masked form together with a SHA-256 hash that lets the application recognise the same mailbox. Sender addresses are stored in a masked form. Subjects and attachment file names are stored as received.
- Statement passwords that administrators enter are stored encrypted and are never displayed after they are entered.
- Signing in to the application requires the operator's access control, and actions are recorded in audit logs.
4. Who receives information
- Cloudflare hosts the application and stores all of its data, including data received from Google.
- Google provides the Gmail access described above.
- Anthropic (Claude models) is used for three features that an administrator starts: reading a credit card product web page, or text the administrator pastes, to fill in product details; analysing a credit bureau report, where the text of the PDF report that the administrator selects is sent to Anthropic for that analysis; and comparing stored credit report summaries. As of the date above, the mailbox integration does not automatically send Gmail messages or attachments to Anthropic or to any other AI service, and the application does not use Google user data to train AI models.
- Microsoft OneDrive (optional, set up by an administrator) is used with read-only access to import documents that the administrator selects. Zoho Books (optional) is used to read expense and bill records and to submit or approve expenses. The application does not send Gmail messages or attachments to these services.
- Resend sends notification emails about activity in the application, such as approval requests. These emails contain notification text and a link to the application; they do not carry file attachments.
5. Who can see the data
Authorized users see information according to their role. Administrators can see card statements and the mailbox details listed in section 2 inside the application.
6. Keeping and deleting data
- Information is kept until it is deleted. No automatic deletion schedule is currently applied to mailbox details, statements or documents.
- Disconnecting a mailbox in the application deletes its stored Google refresh credential straight away, which ends the application's access. Information that was already retrieved (mailbox details, statements and documents) stays in the application as part of the card records.
- Disconnecting in the application does not remove the permission from your Google Account. You can remove it at any time at myaccount.google.com/permissions; after that the application can no longer access the mailbox.
- To ask for information to be deleted, contact support (section 8). Some records, such as audit logs and evidence records, are kept in append-only tables that are designed to prevent changes. We will explain what can and cannot be removed.
7. Changes to this policy
When our practices change, this page and its date are updated. This page will be updated before the application starts using Google user data in a way that is not described here.
8. Contact
Support: m.almaysari@exoticcolors.me
سياسة الخصوصية
توضّح هذه السياسة كيف يتعامل تطبيق Exotic Colors Cards (”التطبيق“) مع المعلومات، بما في ذلك البيانات التي يتلقاها من Google عند ربط بريد Gmail. التطبيق أداة خاصة تشغّلها شركة Exotic Colors (”نحن“)، وهو غير متاح للعامة، ولا يمكن الدخول إليه إلا للأشخاص المصرّح لهم من Exotic Colors.
1. المعلومات التي يتعامل معها التطبيق
- المستخدمون المصرّح لهم: الاسم والبريد الإلكتروني والدور، وتُستخدم لتحديد من يمكنه الدخول وما يمكنه فعله.
- سجلات البطاقات والسجلات المالية: أسماء البطاقات وآخر أربعة أرقام من أرقامها والكشوف والأرصدة والمدفوعات والملاحظات، التي يُدخلها المستخدمون المصرّح لهم أو تُقرأ من كشوف البطاقات.
- المستندات: كشوف البطاقات والملفات الأخرى التي يرفعها المستخدمون المصرّح لهم أو يستوردونها.
- البيانات الواردة من Google: موضّحة في البند 2.
2. بيانات مستخدمي Google
الصلاحيات المطلوبة
عندما يربط مسؤول مصرّح له بريد Gmail، يطلب التطبيق صلاحيات Google التالية:
https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly: صلاحية قراءة فقط لبريد Gmail.openidوemail: لمعرفة حساب Google الذي سجّل الدخول.
قبل حفظ الصلاحية، يتحقق التطبيق من الصلاحيات التي يُبلغ عنها Google، ويرفض المتابعة إذا مُنحت صلاحيات أوسع على Gmail. لا يرسل التطبيق أي بريد من بريد Gmail المرتبط، ولا يحذف رسائله ولا يصنّفها ولا يغيّرها.
ما الذي يُقرأ
- عنوان البريد المرتبط، لمعرفة البريد الذي تم ربطه. وعند إعادة ربط بريد موجود، يُرفض أي بريد مختلف.
- تفاصيل الرسائل: للعثور على الكشوف يبحث التطبيق في البريد ويقرأ المُرسِل والمستلمين والموضوع والتواريخ وقائمة المرفقات (أسماء الملفات وأنواعها وأحجامها) للرسائل التي يجدها. يستخدم البحث معايير يحددها المسؤولون، مثل عنوان مُرسِل البنك أو فترة زمنية. وقد تُقرأ هذه التفاصيل وتُحفظ لرسائل يتبيّن لاحقاً أنها ليست كشوف بطاقات، لأن القواعد التي تحدد الكشوف تُطبَّق بعد قراءة التفاصيل. ولقراءة هذه التفاصيل يجلب التطبيق الرسالة من Gmail، ولا يُحفظ نص محتوى الرسالة.
- المرفقات التي تختارها قواعد المسؤولين أو إجراءاتهم، وهي عادةً كشوف بطاقات بصيغة PDF، وتُنزَّل وتُحفظ.
كيف تُستخدم
تُستخدم بيانات مستخدمي Google فقط للعثور على كشوف البطاقات وحفظها، وتسجيل الكشوف التي وصلت، وعرض هذه المعلومات للمستخدمين المصرّح لهم داخل التطبيق. لا تُباع هذه البيانات ولا تُستخدم للإعلانات.
سنلتزم في استخدام المعلومات الواردة من واجهات Google البرمجية بـسياسة بيانات المستخدم لخدمات Google API، بما فيها متطلبات الاستخدام المحدود. ويشمل هذا الالتزام المعلومات المشتقة من تلك البيانات.
3. الحفظ والحماية
- التطبيق وبياناته مستضافة لدى Cloudflare (خدمات Workers وقاعدة بيانات D1 وتخزين R2).
- تُشفَّر بيانات اعتماد التحديث من Google (refresh token) التي تُبقي البريد مرتبطاً بخوارزمية AES-GCM قبل حفظها، وتُحفظ المفاتيح كأسرار مشفّرة لدى منصة الاستضافة. لا تُعرض بيانات الاعتماد هذه أبداً داخل التطبيق.
- يشفّر التطبيق مرفقات البريد وملفات الكشوف قبل كتابتها في التخزين.
- تُحفظ عناوين البريد المرتبطة بصيغة مخفيّة جزئياً مع قيمة تجزئة SHA-256 تتيح للتطبيق التعرّف على البريد نفسه. وتُحفظ عناوين المُرسِلين بصيغة مخفيّة جزئياً. وتُحفظ المواضيع وأسماء المرفقات كما وردت.
- تُحفظ كلمات مرور الكشوف التي يُدخلها المسؤولون مشفّرةً، ولا تُعرض أبداً بعد إدخالها.
- يتطلب الدخول إلى التطبيق المرور عبر نظام التحكم بالوصول لدى المشغّل، وتُسجَّل الإجراءات في سجلات التدقيق.
4. من يتلقى المعلومات
- Cloudflare تستضيف التطبيق وتحفظ جميع بياناته، بما فيها البيانات الواردة من Google.
- Google توفّر الوصول إلى Gmail الموضّح أعلاه.
- Anthropic (نماذج Claude) تُستخدم في ثلاث ميزات يبدؤها المسؤول: قراءة صفحة ويب لمنتج بطاقة ائتمانية، أو نص يلصقه المسؤول، لتعبئة تفاصيل المنتج؛ وتحليل تقرير ائتماني، حيث يُرسَل نص تقرير PDF الذي يختاره المسؤول إلى Anthropic لإجراء هذا التحليل؛ ومقارنة ملخصات التقارير الائتمانية المحفوظة. حتى التاريخ المذكور أعلاه، لا يرسل تكامل البريد رسائل Gmail أو مرفقاتها تلقائياً إلى Anthropic أو إلى أي خدمة ذكاء اصطناعي أخرى، ولا يستخدم التطبيق بيانات مستخدمي Google لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.
- Microsoft OneDrive (اختياري، يُعدّه المسؤول) يُستخدم بصلاحية قراءة فقط لاستيراد المستندات التي يختارها المسؤول. وZoho Books (اختياري) يُستخدم لقراءة سجلات المصروفات والفواتير ولتقديم المصروفات أو اعتمادها. لا يرسل التطبيق رسائل Gmail أو مرفقاتها إلى هذه الخدمات.
- Resend ترسل رسائل تنبيه بالبريد عن النشاط في التطبيق، مثل طلبات الاعتماد. تحتوي هذه الرسائل على نص التنبيه ورابط إلى التطبيق، ولا تحمل ملفات مرفقة.
5. من يمكنه رؤية البيانات
يرى المستخدمون المصرّح لهم المعلومات بحسب أدوارهم. ويمكن للمسؤولين رؤية كشوف البطاقات وتفاصيل البريد المذكورة في البند 2 داخل التطبيق.
6. الاحتفاظ بالبيانات وحذفها
- تُحفظ المعلومات إلى أن تُحذف. لا يُطبَّق حالياً أي جدول حذف تلقائي على تفاصيل البريد أو الكشوف أو المستندات.
- فصل البريد داخل التطبيق يحذف بيانات اعتماد التحديث المحفوظة من Google فوراً، فينتهي وصول التطبيق. أما المعلومات التي جُلبت سابقاً (تفاصيل البريد والكشوف والمستندات) فتبقى في التطبيق ضمن سجلات البطاقات.
- الفصل داخل التطبيق لا يزيل الصلاحية من حسابك في Google. يمكنك إزالتها في أي وقت من myaccount.google.com/permissions، وبعدها لا يستطيع التطبيق الوصول إلى البريد.
- لطلب حذف معلومات، تواصل مع الدعم (البند 8). بعض السجلات، مثل سجلات التدقيق وسجلات الأدلة، محفوظة في جداول لا تقبل إلا الإضافة ومصمّمة لمنع التعديل، وسنوضّح ما يمكن إزالته وما لا يمكن.
7. التغييرات على هذه السياسة
عند تغيّر ممارساتنا تُحدَّث هذه الصفحة وتاريخها. وستُحدَّث هذه الصفحة قبل أن يبدأ التطبيق باستخدام بيانات مستخدمي Google بطريقة غير موضّحة هنا.
8. التواصل
الدعم: m.almaysari@exoticcolors.me